Consejos para emprendedores – distribuir el tiempo

Siguiendo con el post de hace unos días en el que hablaba de cómo aprovechar el limitado tiempo que tenemos los emprendedores hoy voy a hablar de cómo distribuir este tiempo. Esta es más o menos la forma en que distribuyo mi jornada:

Repaso de las actividades pendientes para el día. Es buena costumbre comenzar el día organizando las actividades que vamos a realizar a lo largo del día (o al menos las que vamos a intentar realizar).

Tiempo propio / Trabajo en solitario. Las primeras horas de la mañana suelen ser de las más tranquilas del día y son, en mi opinión, las mejores del día para “sacar el trabajo adelante”. Esta es la parte del día que utilizo para el trabajo creativo o el que requiere mayor energía (son las horas que suelo dedicar por ejemplo al desarrollo de software o a realizar proyectos). Este tiempo suele ir desde las 8:00 a las 10:00.

Contestar emails, hacer llamadas telefónicas. A partir de las 10:00 de la mañana es cuando el País se pone plenamente en marcha y es cuando comenzarán las interrupciones. Para estas horas dejo los trabajos menos prioritarios ya que las interrupciones serán contínuas y es un tiempo del que no se si voy a disponer realmente. Las actividades de esta franja van en la categoría de “buenas intenciones”.

Paradita para comer / Paseo / Ejercicio. Una comida ligera y un paseo o algo de ejercicio suave ayudan mucho a romper la monotonía y a afrontar la tarde con más ganas. Si es necesario una corta siesta de como máximo veinte minutos.

Promoción del negocio / Estudio de la competencia / búsqueda de alianzas. Procuro reservar siempre una parte del día (normalmente las últimas de la tarde (a partir de las 17:00) para promocionar el negocio escribiendo en blogs, foros o redactando artículos. También dedico este tiempo a analizar a la competencia, estudiar nuevos mercados y buscar posibles alianzas con otras empresas que puedan completar mi actividad.

Despedida y cierre. Es muy importante terminar el día ordenadamente. Aunque normalmente suelen apretar mucho las ganar de marcharse dejando todo “tal cual” es mejor dedicar un poco de tiempo a recoger y ordenar. Sólo lleva unos 15 minutos y es un tiempo que no queda para nada despilfarrado. Guardar los papeles en su sitio, ordenar la mesa, hacer copias de seguridad del trabajo del día y preparar por encima la agenda del día siguiente. Hace un tiempo descubrí que el orden es sumamente importante, es muy fácil que en tan sólo un mes de dejadez los papeles nos inunden o se pierdan. Una destructora de papel es una aliada muy poderosa :-).

Examen de conciencia. Se aprende mucho haciendo un examen de conciencia al final del día. En este examen de conciencia, que lleva unos pocos minutos, podemos hacer un repaso a las actividades que teníamos planeadas para el día, compararlas con las que realmente hemos llevado a cabo y analizar las razones por las que algunas han quedado pendientes. Aprenderemos a conocernos mejor, a ser más realistas con la planificación y a evitar el despilfarro de tiempo.

Consejos para emprendedores – Controla tu tiempo

Para un emprendedor uno de los bienes más importantes y escasos es el tiempo. La correcta gestión del tiempo puede suponer la diferencia entre el éxito y el fracaso (evidentemente no es el único factor). Aquí van unos consejos que considero que pueden ser muy valiosos:

Establece plazos para tus proyectos y actúa como si tuvieras un jefe al que responder. El problema de trabajar para uno mismo es que puede relajarse con los plazos y los proyectos se alargan indefinidamente. Para la planificación de un proyecto puede venir muy bien alguna herramienta como Planner o MS Project.

No cambies de tarea constantemente. Cada cambio de actividad tiene un tiempo de posicionamiento (buscar documentos, herramientas, centrar la mente, “cambiar el chip”).

Reserva parte de tu tiempo para trabajar y establece horarios de atención para tus clientes. La atención a los clientes es muy importante, pero si no se tiene cuidado pueden “robarte” todo tu tiempo. Puedes pasarte toda una mañana atendiendo a tus clientes y no haber trabajado nada. Cada llamada o visita supone, en muchos casos, pérdida de concentración y, probablemente, dejar la tarea que estabas llevando a cabo para hacer otra totalmente diferente. Las mejores horas para trabajar son las primeras de la mañana, más o menos hasta las diez.

Ponte un horario y respétalo y no trabajes en exceso. Recuerda que no eres una máquina, también necesitas descansar.

Levántate temprano. Esta es una opinión muy subjetiva y está relacionada con las dos anteriores. Las primeras horas de la mañana, aparte de que no hay nadie para distraerte, son las que la mente está más despierta y el trabajo se hace mucho más rápido. Como digo es una opinión muy personal que me he formado a lo largo del tiempo.

Descansa algún día a la semana. Aunque creas que no lo necesitas un cambio de aires es muy conveniente. Despejar la mente y relajarte de vez en cuando te ayudará a enfrentarte a los problemas que seguramente te surgirán.

Dedica algo de tiempo para el deporte. Es muy relajante además de ser muy sano. Patina, anda en bici, pasea… cualquier cosa vale.

Evita las reuniones. Las reuniones telefónicas son un “sumidero de tiempo” increible. Si te proponen una reunión procura evitarla y convertirla en un contacto por email o por teléfono. Preferiblemente la primera opción; el email tiene la ventaja de que puedes meditarlo y responderlo cuando te conviene a tí y no te interrumpe.

Haz las llamadas cuendo tengas un rato libre. – No hagas las llamadas en los momentos en que estás más activo, resérvalas para un momento de relajo como forma de tomarte un pequeño respiro. Intenta hacer todas las llamadas pendientes a la vez.

No consultes el correo electrónico cada 10 minutos. Te o aseguro, se pierde mucho tiempo así.

Hace unos días escribí sobre algunas herramientas para el control del tiempo que pueden resultarte interesantes.

Trucos para fidelizar clientes: el contacto

Cualquiera que haya montado un negocio (en la web o en la “calle”) sabe lo difícil que es conseguir los clientes. Cuando un cliente nos hace su primer pedido su experiencia debe ser muy positiva y la comunicación juega un papel sumamente importante. Es muy conveniente que en cuanto formalice el pedido reciba un email automático agradeciendo su compra y confirmándolo que hemos recibido su petición. Este es el primer paso que cumplen la mayoría de los sistemas de comercio electrónico.

A partir de este momento es importante avisarle de los cambios por los que pasa su pedido, por ejemplo: en preparación o enviado. Si el pedido va a retrasarse en la entrega o algún artículo está agotado debemos avisarle cuanto antes. De esta forma un pequeño retraso en un pedido puede convertirse en una oportunidad para que vea el magnífico servicio de atención que dispensamos. No hay nada peor que el cliente piense que nos hemos olvidado de él.

Algo que distingue a los pequeños comercios online de las grandes compañías es la atención más cercana, que mucha gente sabe apreciar.

La comunicación debe ser además personal; si escribimos un email debemos indicarle nuestro nombre, para que sepa a quién dirigirse. De esta forma estamos poniendo “cara” a nuestra tienda. Deja de ser algo frío para convertirse en un sitio de confianza y puede establecerse una relación duradera.

Control del tiempo empleado en un proyecto

Los trabajadores por cuenta propia tenemos un bien muy muy escaso y que se despilfarra con gran facilidad: el tiempo. Su aprovechamiento es muy importante y es necesario controlar en qué actividades lo empleamos o malgastamos.

Existen varias herramientas para el control del tiempo y voy a comentarlas un poco por encima:

GnoTime: disponible en Ubuntu Linux disponible bajo licencia GPL. Se le echan de menos unas cuantas características pero es una herramienta muy interesante para empezar. Ventajas: Fácil instalación y manejo, permite tareas y subtareas, dispone de un temporizador para el control del tiempo que podemos pausar/arrancar fácilmente. Desventajas: no podemos compartir los datos con otras personas ni podemos acceder a ellos desde otra ubicación. No han sacado una nueva versión desde Septiempre de 2005. Para un autónomo o como herramienta de control de nuestro propio tiempo es bastante recomendable (es la que suelo usar).

– El método más simple: Un folio. Este puede ser quizá el método más sencillo para el control del tiempo. Su ventaja: rápido y podemos llevarlo siempre con nosotros. La desventaja: papeles, papeles, papeles ¿por qué siempre tienden a desaparecer?

– Una hoja de cálculo. También podemos llevar el control con una hoja de cálculo. Ventaja: rápido de poner en marcha. Desventajas: podemos perder mucho tiempo preparando la hoja de cálculo y preparando un informe de seguimiento de cada proyecto.

Time Tracker de FormAssembly: una aplicación web con Ajax que controla el tiempo vía web. Está aún muy verde. Puede que con el tiempo sea algo formidable pero hoy en día no merece mucho la pena.

Time Panic: una herramienta para Windows que parece bastante completa. Sólo cuesta 35 euros y dan un período de prueba de 30 días. Permite trabajar en grupo a través de un directorio compartido pero no parece tener soporte para redes (ni a través de Internet).

Sugar CRM: es más que una herramienta de control de tiempos, en un CRM bastante completo. Su licencia es Open Source pero para algunas características avanzadas hay que “pasar por caja”. Ventajas: puede usarse para una organización y compartir los datos. Desventajas: quizá demasiado complicado si lo único que se pretende es llevar un control del tiempo.

En Linux Links hay unos cuantos enlaces a programas para control de tiempos en Linux. Merece la pena echar un vistazo.

Existe también una herramienta llamada gfocustimer que, según parece, es capaz de controlar cuando cambiamos de ventana y, asociando cada ventana a un proyecto, nos dice cuánto hemos dedicado a cada uno. Buena forma de controlar el tiempo que perdemos jugando al buscaminas o al solitario.